Dual Focus: 5 idee per evitarlo

Il Dual Focus è il tentativo di fare due cose allo stesso tempo con il risultato di non farne bene nessuna delle due e per questo motivo è sempre bene evitarlo.

Sappiamo molto bene quanto sia importante la produttività e per migliorare le nostre performance abbiamo bisogno di maggiore concentrazione.

In questo articolo ti fornisco 5 idee per contrastare il problema del dual-focus, ovvero per evitare la tentazione di fare due o più cose alla volta con il risultato di disperdere inutilmente le energie e creare una situazione di stress che va a limitare la nostra capacità produttiva.

Il successo personale in qualsiasi campo non è mai il risultato di una singola cosa oppure di una singola azione bensì un susseguirsi organizzato di piccole azioni, una in fila all’altra.

Le performance sono spesso il risultato di buone abitudini ripetute un numero sufficiente di volte e per citare il mitico TOTÒ : “è la somma che da il totale“.

Dobbiamo imparare che per mangiare un elefante è necessario procedere un boccone alla volta quindi dobbiamo evitare il dual focus ed imparare a ridurre i nostri compiti a livello di singola particella.

Quando inizio a lavorare con qualsiasi imprenditore per aiutarlo a raggiungere i propri obiettivi la prima cosa in assoluto che chiedo di fare è di mostrarmi la propria lista delle cose da fare.

Succede molto di frequente che in questa lista ci trovo dei TASK che tali non sono.

Un “TASK” è una singola azione ben identificata che è cosa assolutamente diversa da un “PROGETTO“.

Vado subito sul pratico con un esempio.

Scrivere questo articolo non è un task, bensì un progetto che devi scomporre in tanti piccoli pezzettini perché in realtà è un elefante.

Immagina che tu abbia già in mente il titolo del progetto.

A questo punto devi preparare la scaletta, poi devi agendare quando fare la bozza, poi la correzione e poi c’è la messa on line.

Però non basta perché – ad esempio – serve qualcuno che prepari l’immagine, che si occupi della SEO e poi del collegamento con i social network.

Successivamente andrà aggiornato il palinsesto, sistemato il calendario editoriale ed infine programmare l’invio della mail agli iscritti.

Tutti questi compiti che ti ho descritto sono i singoli TASK analitici che ti illustrano esattamente ogni singolo passaggio.

Solamente una chiara suddivisione ti aiuta a comprendere il vero tempo necessario a completare il progetto e ti permette di coordinare i collaboratori che ti aiutano con i vari pezzetti dell’elefante.

È evidente che non sempre sei in grado di mangiarti l’elefante da solo ed è per questo motivo che prima va spezzettato per bene.

Se la tua lista delle cose da fare è lunga un chilometro allora ti do il benvenuto nel club di quelli che hanno sempre mille cose da fare e che una giornata di 24 ore non basta mai, e ricordati che:

non è necessario essere stressati per essere produttivi, anzi è spesso vero il contrario.

A questo punto chiediti cosa produce più stress: le tante cose da fare oppure la poca chiarezza su quali cose sono più urgenti e importanti e cosa devo fare per primo.

Ti accorgi di non avere chiarezza quando arrivi alla fine di una intensa settimana dove hai fatto un milione di cose e ti rendi conto che in realtà nessuna di queste cose ha realmente avuto un vero impatto sul tuo business.

I tuoi progetti più importanti vanno in qualche modo accantonati perché ci sono delle urgenze.

Questo è il momento dove un semplice TRUCCHETTO ti può fornire un grande aiuto e ti permette di stare lontano dal fenomeno del Dual Focus.

Capita spesso anche a me avere la sensazione di aver terminato la giornata oppure la settimana con una lista di cose da fare che è più lunga di quella con la quale ho iniziato.

Per questo motivo uso un semplice foglio di lavoro giornaliero dove mi annoto l’obiettivo della settimana.

Cerco di lavorare almeno ogni giorno al mio obiettivo della settimana e non sempre riesco a dedicargli il tempo che vorrei però ho una regola DI FERRO:

devo riuscire a strappare almeno 15 minuti alle mie urgenze ed in quel quarto d’ora può cadere il mondo che io non mi sposto.

Una volta terminato il periodo di concentrazione annoto i miei progressi sul foglio giornaliero.

Le mie attività – un po’ per scelta ed un po’ per necessità – sono diventate al 100% digitali e per questo ho scelto una piccola agenda di carta.

Carta e penna mi aiutano a prendere le distanze dal rumore delle cose di tutti i giorni e questo mi aiuta sempre a ri-focalizzarmi al 100%.

Se vuoi rendere ancora più efficace questo metodo allora chiedi aiuto ad una persona vicina che ti faccia da supervisore.

Avere un impegno con se stessi è una cosa dalla quale ogni tanto potremmo sfuggire mentre con un’altra persona è spesso difficile dire che non si sono trovati 15 minuti liberi.

Ricorda che se quella persona fossi io ti risponderei che “i 15 minuti sono adesso“.

Il consiglio di questo terzo step è molto ovvio perché è quello di disattivare tutte le notifiche per il tempo necessario a completare le attività FOCUS

Si tratta di un ottimo consiglio che molti ritengono BANALE.

È talmente banale che poi non lo facciamo e sul più bello TAAACC arrivano le notifiche che ti disturbano.

Ad oggi esistono diversi sistemi per spegnere le notifiche quindi non abbiamo scuse di alcun genere.

Personalmente ho due livelli focus:

1️⃣ modalità “lavoro“

il primo step riguarda i dispositivi mobili (cellulare in primis) e che attivo con il tasto laterale che zittisce completamente il mio telefono.

Ho già escluso da anni la vibrazione perché comunque è perfettamente udibile, specie in un ambiente silenzioso come il mio.

C’è un fenomeno curioso che stanno studiando gli americani che si chiama sindrome della vibrazione fantasma a cui sono soggette le persone che credono di aver sentito vibrare il proprio cellulare e questo le spinge a controllare se ci sono notifiche.

Oppure quelli che ogni tanto vanno ad illuminare lo schermo dello smartphone per vedere se per caso ci sono nuove notifiche.

A questo proposito sappi che il telefono giace sulla mia scrivania con la faccia verso il basso così decido io quando “riportarlo in vita“.

Infatti ho l’abitudine di utilizzare il cellulare solamente durante le pause tra un’attività ed un’altra come volontaria distrazione.

Se segui il mio canale già da un po’ di tempo allora mi hai già sentito dire che

le distrazioni sono il carburante della concentrazione.

Non si può essere sempre concentrati oppure sempre distratti ed ognuno di noi alterna frequentemente queste due fasi.

Quindi le distrazioni sono un elemento necessario per poi riprendere la concentrazione quindi pure io mi distraggo.

Probabilmente la differenza consiste nel fatto che preferisco decidere QUANDO distrarmi e gratificarmi piuttosto che la cosa interrompa un picco di produttività.

2️⃣ livello “deep-focus“

Il mio secondo livello di focus riguarda la fase creativa di alcuni compiti come ad esempio potrebbe essere registrare un video oppure creare dei testi scritti.

In questi frangenti preferisco l’assoluto silenzio quindi chiudo TUTTE le applicazioni che non mi servono.

Spesso lavoro anche a schermo intero facendo pure scomparire la barra degli strumenti ed il dock delle applicazioni.

Non sempre riesco ad andare in questa sorta di “catalessi” e generalmente non riesco ad ottenerla per più di un paio di volte al giorno e per non più di un’ora alla volta.

Per questo motivo cerco di averne la massima cura in modo da sfruttare l’onda buona e farmi trasportare lontano.

Il time-blocking è una tecnica davvero interessante per utilizzare il tempo in modo super-intenzionale ed è quello che mi ha dato un grosso punto di svolta nel corso del tempo.

Si tratta di riempire intenzionalmente la propria agenda con le attività che intendiamo svolgere.

Quindi si parte dall’agenda degli appuntamenti che riguardano gli altri per continuare con l’agenda gli appuntamenti che ho preso con me stesso.

Qualsiasi cosa io debba fare, sia che si tratti di un lavoro da fare per un cliente, sia che si tratti di un compito da svolgere, diventa inesorabilmente un impegno nell’agenda.

Uso una sola agenda ordinata in base a colori differenti

Il blu per gli appuntamenti di lavoro che coinvolgono altre persone, il verde per le cose personali ed il grigio chiaro per le cose che intendo fare.

Per ogni singolo giorno c’è anche un appuntamento in rosso che riguarda la cosa più importante del giorno ed a questo TASK assegno il colore ROSSO.

Come scelgo il TASK più importante del giorno?

Per prima cosa il colore ROSSO non è mai un appuntamento di “Time-Sharing” ovvero non è mai un lasso di tempo che condivido con qualcuno.

Si tratta sempre e solamente di un impegno che ho preso con me stesso ovvero con una cosa che intendo fare.

Scelgo il TASK in base ad una semplice domanda:

qual’è quella singola cosa che (più di tutte le altre) mi porta realmente ad AVANZARE?

Trovo sempre facilmente un solo TASK di questo tipo e nelle rare giornate in cui non è così allora capisco che – probabilmente – la mia agenda non è perfettamente organizzata e quindi torno a rivedere le cose.

Ognuno di noi, per quando bene possa essere organizzato, ad un certo punto si blocca.

Ritengo che questa cosa sia assolutamente normale – almeno in base alla mia esperienza – e per questo motivo ho lasciato questo argomento per ultimo.

La questione è molto semplice: non importa SE, QUANDO oppure QUANTE VOLTE ti blocchi.

Quello che importa davvero è cosa fai quando ti succede e quanto velocemente esci dalle sabbie mobili.

Nel corso del tempo ho cercato molte soluzioni poi ho trovato quello che poteva fare al caso mio, ovvero una cosa super-semplice:

quando mi blocco vado a pescare dal mucchio la cosa in assoluto più semplice e meno complicata e riparto da quella.

Grazie a questo semplice trucchetto evito di cedere alle lusinghe delle distrazioni perché mi risulta facile occuparmi di una cosa semplice che non mi richiede particolari energie.

All’inizio di questo articolo ti ho detto che i risultati importanti non sono mai il prodotto di una singola magica azione bensì la somma di una serie organizzata di piccole attività.

Se hai fatto a pezzi l’elefante nel modo corretto allora sarà abbastanza facile trovare il singolo pezzettino che hai voglia di mangiare.

In altre parole ti sto dicendo che – quando arriva il blocco – devi accettarlo per quello che è.

Molto spesso quando ci blocchiamo dipende dal fatto che stiamo tentando di fare molte cose e ci siamo un po’ complicati la vita da soli.

MAI PAURA: isola il compito che ti sembra più semplice ed inizia da quello.

Ad esempio una cosa assolutamente semplice e poco complicata è quella di mettere un commendo a questo articolo oppure di iscriverti alla mia newsletter.

Ogni mese pubblico articoli per aiutare gli imprenditori come te e ti raccomando di usare le notifiche con parsimonia e solo come carburante per la tua concentrazione e per migliorare la tua produttività.