Usare l’agenda è una cosa banale mentre usare l’agenda in modo realmente produttivo è un’abilità che può migliorare la gestione del tuo tempo.

In questo articolo ti fornisco degli importanti suggerimenti che ti permettono di organizzarti in modo più efficiente.

Usare l’agenda per tentare di guadagnare tempo è praticamente una missione impossibile questo spiega perché la maggior parte dei sistemi di gestione del tempo ti fanno solamente perdere tempo.

usare l’agenda per gestire il tempo

La maggior parte delle persone vorrebbe usare l’agenda per gestire il tempo e si scontrano contro alcune regole immutabili:

1️⃣ il tempo non lo puoi gestire, comprimere o fermare

2️⃣ il tempo non lo puoi duplicare, guadagnare o fabbricare

3️⃣ il tempo non lo puoi ripetere, risparmiare o mettere da parte

In pratica il tempo è una risorsa democratica che ruota attorno al numero 168, ovvero le ore che ci stanno in una settimana di 7 giorni e 24 ore.

Abbiamo tutti lo stesso tempo a disposizione, tanto le persone che sono bene organizzate quanto le persone che stanno cercando un modo per farlo.

C’è una sola ed unica strategia di base che tende a funzionare sempre:

usare bene il nostro tempo

Meglio sappiamo usare il nostro tempo migliori saranno i risultati che possiamo ottenere partendo dalla stessa risorsa che (ti ricordo) è uguale per tutti.

Usare l’agenda come un PRO significa migliorare il MODO in cui usiamo il tempo.

usare l’agenda per ottimizzare il tempo

Partiamo da una considerazione di base: se devo fare un lavoro che mi richiede due ore allora non c’è verso di fare quel lavoro in 30 minuti.

Quel che è peggio è che – se provo ad accelerare – rischio di metterci ancora più tempo.

Se mai dovesse esistere una ricetta segreta per metterci meno tempo allora avrebbe solo due ingredienti: precisione e concentrazione.

C’è una scena molto carina in un vecchio film del 2007 che si intitola Shooter (il cecchino) dove c’è l’attore Mark Wahlerg che insegna a Michael Anthony Peña come diventare un abile cecchino e gli dice

lento vuol dire preciso e preciso vuol dire veloce

Può sembrare contro-intuitivo ma quando abbiamo fretta dobbiamo rallentare ed in questo modo diventiamo molto più precisi.

Il tempo che guadagniamo in questo modo è quello che ci risparmiamo nel dover rimettere mano a lavori fatti con la fretta che è nemica della precisione.

L’altro ingrediente è la concentrazione e credo di non doverti spiegare nulla su quando possa valere la concentrazione in ambito lavorativo.

Usare l’agenda per tenere traccia delle cose importanti da fare ti aiuta a rimanere concentrato sulle cose con priorità elevata.

usare l’agenda per focalizzarsi

Quando vuoi concentrarti e focalizzarti hai due nemici da combattere, ovvero la stanchezza e le distrazioni.

La stanchezza si combatte organizzando i riposi e le distrazioni si combattono solo distraendosi.

Questo sembra un gioco di parole ed in realtà

le distrazioni sono un necessario svago che devo concedermi per riuscire a concentrarmi

Una delle soluzioni è quella di usare l’agenda per pianificare quando concedermi le distrazioni e quando invece rimanere concentrato sulle cose da fare.

Un secondo suggerimento è quello di evitare di mettere nella lista delle cose da fare dei “task decontestualizzati“, ovvero privi di contesto.

Ecco alcuni esempi: trovare un nuovo cliente, avere un’ora libera per me, leggere un libro, iniziare con quel progetto a cui tengo e così via.

Si tratta di attività (task) che non hanno una scadenza precisa e questo vuol dire che tendiamo a rimandare a domani oppure alla settimana successiva, tanto non succede nulla di grave.

Nel frattempo queste attività incompiute tendono ad affollare la mia mente e producono ansia e stress che corroborano la procrastinazione.

Se per te è importante prenderti un’ora libera allora puoi usare l’agenda per segnare giorno ed ora in cui riservi l’ora tutta per te, fosse anche solo per riposarti o svagarti.

usare l’agenda per tutte le cose da fare

Una cosa importante è quella di usare l’agenda per tutti gli aspetti della propria vita perché abbiamo una sola giornata di 24 ore.

Non abbiamo una giornata per noi ed una per lavorare, quindi ha poco senso usare due o più strumenti per gestire una sola giornata.

Una seconda cosa importante è quella di iniziare ad usare l’agenda per segnare sia gli appuntamenti che le cose da fare (le attività).

Gli appuntamenti sono impegni che ho preso con altre persone, ovvero quando dedico il mio tempo ai loro interessi (clienti, fornitori, amici, etc).

Le attività sono invece impegni che ho preso con me stesso per prendermi cura delle cose che reputo importanti.

Nella mia agenda sono ben evidenziate anche le ore libere che dedico a me stesso oppure alla mia famiglia che sono altrettanto importanti (e non di più) delle ore che dedico alle attività lavorative.

Una terza ed ultima cosa essenziale è quella di fare attenzione agli spazi vuoti che sono una calamita per le urgenze.

Nella maggior parte dei casi le urgenze riguardano gli interessi di altre persone e vedrai che se hai mezz’ora libera ed inizi a fare un lavoro per qualcuno finisci per metterci due ore.

Il risultato finale è che poi rischi di andare a comprimere il tuo tempo libero oppure a sacrificare il tempo che avresti dovuto dedicare alle cose realmente importanti per te.

una sana dose di egoismo non ha mai fatto male a nessuno

brucia la tua lista delle cose da fare

Molte persone tendono ad organizzarsi con il sistema delle liste di cose da fare, tipo la lista della spesa.

Ci sono anche un sacco di applicazioni davvero carine sia per gli smartphone che per i computer che promettono miracoli.

Personalmente sono dell’opinione che non è mai troppo tardi per bruciare la lista delle cose da fare e questo per 3 buoni motivi:

1️⃣ ci sono molti studi che dimostrano che le liste creano ansia da prestazione, soprattutto se sono così lunghe che non si riesce mai a completarle.

2️⃣ il secondo motivo è che non sono in alcun modo funzionali a darti informazioni sulla qualità dei task, sulle priorità e sugli obiettivi.

3️⃣ impiegare il proprio tempo a fare le cose è molto più saggio che sprecare tempo a scrivere, ricopiare e tenere in ordine le liste.

Tieni presente che la maggior parte dei compiti segnati in una lista vengono completati nel giro di minuti oppure di qualche ora, quindi ha poco senso sprecare tempo con le liste.

La funzione principale della lista di cose da fare dovrebbe essere solamente quella di aiutarti a “scaricare” la mente.

Il passaggio finale è di riportare le attività nell’agenda che ha la funzione basilare di ricordarti ogni giorno quali sono le cose importanti che meritano il tuo tempo e la tua massima attenzione.

A questo punto non ti resta che metterti al lavoro.