La mappatura dei costi ti permette di avere una strategia per identificare e classificare tutte le spese aziendali così da avere una visione chiara delle aree di inefficienza.
Nelle piccole e medie imprese avere una gestione accurata delle finanze è un aspetto fondamentale per la sostenibilità del business.
Le PMI lavorano spesso con margini davvero ridotti e questo significa che ogni euro conta!
Controllare il cash flow ed individuare spese superflue è quello che può fare la differenza tra crescita e difficoltà finanziarie.
Nell’articolo che segue ti mostro come fare la mappatura dei costi aziendali in modo pratico e dettagliato.
Mappatura dei Costi: cos’è e perché è importante
La mappatura dei costi è un processo con il quale vai ad identificare ed analizzare le singole spese aziendali così da poterle dividere nelle diverse categorie.
L’obiettivo di questo processo è quello di avere una fotografia istantanea dei costi aziendali così da poter intervenire velocemente dove serve.
Il risultato che puoi ottenere da questo processo è quello di ridurre il superfluo ed avere un miglioramento del cash-flow aziendale.
La mappatura dei costi è un aspetto davvero importante nella gestione di un’azienda perché ti permette di:
- individuare le spese superflue così da poterle ridurre oppure eliminare
- identificare inefficienze operative che sono la principale fonte degli sprechi di risorse
- semplificare la gestione finanziaria grazie ad una panoramica completa che ti consente di sapere dove finiscono i tuoi soldi
- massimizzare il cash flow recuperando ogni singolo centesimo dove è possibile e mettendo a frutto il fatturato in entrata
In buona sostanza si tratta di avere un approccio strategico che ti permette di guadagnare di più a parità di fatturato.
Quali sono i costi da mappare
La prima cosa da cui partire è quella di suddividere le spese in tre categorie di base, ovvero costi variabili, costi fissi e costi pluriennali.
Vediamo nel dettaglio come procedere così da avere un quadro generale e riflettere sulla provenienza dei costi e quale impatto hanno sul business.
1. Costi Fissi
La caratteristica di questi costi è quella di rimanere sempre “fissi” anche se cambia il fatturato come ad esempio gli affitti, i leasing e le spese per salari e stipendi.
Quando si parla di variazione del fatturato bisogna sempre pensare a piccole variazioni.
Se il fatturato dovesse triplicare ed hai bisogno di più personale oppure di un capannone più grande allora sei di fronte ad un’altra azienda con una nuova struttura dei costi.
Un errore che spesso si commette nella mappatura dei costi è quello di considerare il personale come un costo variabile quando in realtà è un costo fisso.
2. Costi Variabili
Questi costi sono riconoscibili dal fatto che variano con la diminuzione oppure con l’aumento della produzione e del fatturato.
Un esempio di costi variabili sono le materie prime, i materiali di consumo oppure le commissioni di vendita.
Anche in questo caso dobbiamo esaminare delle modeste variazioni di fatturato ed è lo stesso esempio che ho fatto poco fa.
Se raddoppia il fatturato è probabile che io debba assumere altro personale e questo potrebbe indurmi a pensare che gli stipendi siano un costo variabile quando invece sono un costo fisso.
3. Costi pluriennali
La caratteristica principale di queste spese è che non sono tecnicamente dei costi ma degli investimenti.
Quando acquisto un macchinario mi trovo a sostenere un costo di tipo pluriennale, ovvero un investimento che finirà nel conto economico tramite una quota di “ammortamento”.
Si tratta di costi molto insidiosi perché abbassano il cash flow senza abbassare l’utile di esercizio e per questo motivo vanno ben ponderati.
Gli step per fare la Mappatura in modo efficace
Una volta che ho ben chiaro le tre categorie in cui suddividere i costi devo mettermi all’opera ed iniziare la parte pratica del lavoro.
Solitamente divido gli aspetti operativi in 5 fasi.
Fase 1 – raccolta dati
Il primo step è quello di raccogliere e smistare la documentazione dividendola per periodi omogenei, idealmente per singolo mese.
Per ogni singolo mese dovrai passare in rassegna tutte le fatture e le ricevute di acquisto verificando gli estratti conto bancari (e delle carte di credito) alla ricerca di eventuali documenti mancanti.
Fase 2 – riclassificazione dei Costi
Una volta che avrai tutti i dati divisi per singolo mese inizia ad attribuire la giusta categoria (costi variabili, costi fissi, costi pluriennali).
In questo modo avrai già un primo feedback su quelle che sono le voci più corpose e le aree di maggiore dispersione delle risorse.
Fase 3 – suddivisione per area di attività
A mano a mano che procedi con la riclassificazione dei costi prendi nota dell’area aziendale a cui attribuirli.
Puoi utilizzare una prima divisione per reparti come ad esempio, amministrazione, produzione, reparto vendite, marketing e via dicendo.
L’obiettivo di questa terza fase è quello di comprendere l’impatto di ogni singolo reparto ed il livello di dettaglio dipende anche dalle dimensioni dell’azienda.
Fase 4 – analisi delle fluttuazioni
In questa fase puoi iniziare a confrontare le varie mensilità per misurare le variazioni da un mese all’altro sia dei reparti che della tipologia di costi.
Il confronto con i periodi precedenti ti aiuta a comprendere le motivazioni che stanno alla base di eventuali picchi di spesa ed apre la strada alla costruzione di un budget di previsione.
Fase 5 – definizione delle Aree di Miglioramento
A mano a mano che procedi nella mappatura dei costi ti rendi conto di quali sono i costi che puoi ridurre senza compromettere la qualità dei tuoi prodotti o servizi.
Ogni volta che riguardi con attenzione i numeri puoi scoprire spese eccessive, che hanno una ridotta efficienza oppure che portano poco valore.
Strumenti, Risorse e Strategie
Nelle aziende di piccole dimensioni oppure con pochi documenti si può lavorare con carta e penna oppure con un semplice foglio di calcolo.
Tanto più grandi sono le dimensioni aziendali tanto maggiori saranno le difficoltà per tenere in ordine un foglio di Excel.
Aumentano sia le difficoltà oggettive che le possibilità di introdurre errori di digitazione e la soluzione migliore è quella di utilizzare un software gestionale.
Alcuni di questi gestionali possono essere facilmente integrati con i software già presenti in azienda ed il costo iniziale si ripaga facilmente con il risparmio futuro che possono garantirti.
Sia che tu scelga un approccio manuale con Excel oppure più sofisticato tramite un software gestionale avrai l’obiettivo di effettuare una revisione delle spese.
Ecco alcune strategie per la riduzione dei costi:
- elimina le spese poco strategiche – ovvero esamina ogni singola voce per comprendere se porta reale valore al tuo business e se il costo si può ridurre o eliminare
- rinegozia con i fornitori – ovvero contatta spesso i fornitori per rivedere i prezzi, ottenere sconti oppure condizioni più vantaggiose
- ottimizza le risorse – ovvero verifica dove si possono annidare degli sprechi e dove puoi incrementare l’efficienza senza compromettere la produttività
Mappatura dei Costi: casi pratici
In questi anni ho aiutato diversi imprenditori in diversi settori nel processo di ottimizzazione aziendale migliorando la loro redditività e per questo ti voglio fornire tre brevi esempi.
Caso 1 – Settore Metalmeccanico
Tramite una precisa mappatura dei costi abbiamo scoperto che gran parte del capitale aziendale era risucchiato dalla gestione del magazzino anche a causa degli aumenti delle materie prime.
Implementando una gestione “just-in-time” abbiamo quasi azzerato il magazzino e questo ha ridotto l’accesso al credito bancario.
Il tutto si è tradotto in un miglioramento sensibile del cash-flow con una maggiore stabilità finanziaria dell’impresa.
Caso 2 – Impresa di Servizi
Una PMI nel settore dei servizi ha introdotto la mappatura dei costi ed ha compreso di avere molte spese nel comparto amministrativo stabilendo un obiettivo di riduzione.
Abbiamo rivisto i processi interni e le procedure e questo ha ridotto i carichi di lavoro di un 20% con un risparmio importante sui costi.
Caso 3 – Comparto Ristorazione
Analizzando i costi variabili di un ristorante/pizzeria è emerso un costo per materie prime eccessivo rispetto alle medie di settore.
Abbiamo introdotto nuove strategie per misurare e ridurre gli sprechi e contemporaneamente ricercato fornitori alternativi con prezzi più competitivi.
Dopo soli 90 giorni i costi diretti erano scesi del 18% migliorando la marginalità di ogni singolo piatto venduto.
Mappatura dei costi: conclusioni
Come hai visto in questa mini-guida la mappatura dei costi è un aspetto cruciale per la gestione economico-finanziaria di qualsiasi azienda.
Questo processo ti permette di identificare le spese non essenziali, ottimizzare le risorse e migliorare la redditività.
Una gestione efficiente dei costi aziendali può fare la differenza tra un’impresa che cresce ed una che è in difficoltà.
I benefici che puoi ottenere ti ripagano sempre del tempo e dell’attenzione che devi dedicare.
Se hai bisogno di aiuto oppure vuoi confrontarti con me allora compila subito l’apposito >>> modulo di contatto <<<.
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