Ridurre i costi fissi è una delle attività tra le più impegnative per qualsiasi PMI che spesso fatica a bilanciare entrate ed uscite.

I costi fissi sono una voce stabile e pesante, che è in grado di limitare la flessibilità economica di un’azienda.

Pertanto ridurre i costi fissi può diventare una strategia efficace per migliorare il cash flow e incrementare la redditività, a patto di adottare un approccio mirato e intelligente.

In questo articolo ti spiego cosa sono i costi fissi, perché sono così importanti e quali strategie pratiche puoi adottare per fare una “spendig-review” senza compromettere la qualità o la produttività della tua impresa.

Perché è importante ridurre i costi fissi

I costi fissi sono quelle spese aziendali che rimangono invariate indipendentemente dal volume di produzione o vendita.

Pertanto sono differenti dai costi variabili che invece aumentano o diminuiscono in base all’attività dell’azienda.

Un esempio di costi fissi sono gli affitti, il costo del personale, i leasing delle attrezzature, le polizze assicurative oppure gli abbonamenti al software e le consulenze.

Dal momento che i costi fissi rappresentano una parte significativa delle spese di molte PMI, sono in grado di influenzare e ridurre i margini di profitto.

Una gestione inefficace dei costi può compromettere la stabilità finanziaria, specialmente in periodi di calo delle entrate.

Attivare delle strategie per ridurre i costi fissi permette quindi di liberare risorse che possono dare impulso a nuovi investimenti strategici oppure semplicemente costruire un cuscinetto per eventuali crisi future.

Quali sono le principali voci di costo per una PMI

Prima di avviare una procedura per ridurre i costi fissi è bene fare un’analisi generale di tutte le aree di costo e quelle che seguono sono le principali:

  1. Affitto e utenze : i locali aziendali sono spesso una delle voci di costo più elevate, soprattutto in settori come il commercio al dettaglio e l’ospitalità così come le spese correlate (energia, acqua, riscaldamento)
  2. Stipendi del personale : questi costi sono molto spesso essenziali per poter assicurare il corretto funzionamento dell’azienda, tuttavia costituiscono spesso una parte rilevante delle spese aziendali
  3. Contratti di leasing : sono utilizzati come dilazione degli investimenti ed a volte costituiscono una scelta vincolata quando i flussi di cassa sono ridotti e, proprio in questi casi, diventano un forte peso a lungo termine
  4. Assicurazioni : possono essere costi di natura obbligatoria oppure facoltativa e sono una spesa fissa di cui è facile sottovalutare il peso
  5. Manutenzione e abbonamenti: capita molto spesso che i servizi ricorrenti subiscano aumenti oppure si rendano superflui nel tempo e la natura frazionata di questi costi fissi favorisce la possibilità che sfuggano ad un regolare controllo

Strategie per ridurre i Costi Fissi

Ecco alcune strategie pratiche per ridurre i costi fissi senza compromettere le operazioni aziendali:

1. Rinegoziazione dei Contratti di Affitto e Leasing

I contratti di affitto e leasing offrono spesso margini di manovra, soprattutto se hai un buon rapporto con i fornitori.

Il primo passo è quello di confrontare i prezzi di mercato per spazi simili e utilizzare queste informazioni per richiedere uno sconto al locatore.

Le migliori trattative prevedono una compensazione, ad esempio proponendo un contratto a lungo termine in cambio di una riduzione del canone.

In alternativa è possibile valutare la riduzione di spazi sovradimensionati oppure il sub-affitto degli spazi in eccesso.

Nel caso di contratti di leasing verifica se esistono opzioni più economiche, come l’acquisto diretto o il noleggio temporaneo.

2. Digitalizzazione e Automazione

Investire in tecnologia può aiutarti a ridurre i costi fissi legati al personale e ai processi operativi.

Ad esempio un buon software gestionale ti aiuta ad automatizzare le attività ripetitive ed a snellire i processi contabili ed amministrativi e gli strumenti di collaborazione on-line ti aiutano a contenere la necessità di spazi fisici.

Spesso ci sono software open source che possono andare a sostituire costosi software commerciali con risultati anche sopra le aspettative.

Un altro tassello spesso trascurato è quello di una gestione oculata delle scorte di magazzino.

3. Riduzione delle Utenze

Anche piccole azioni possono portare a grandi risparmi e quello delle bollette aziendali è un classico esempio.

Puoi considerare il passaggio a fornitori di energia e gas più economici oppure a tariffazione green.

Una seconda alternativa è quella di installare sistemi di illuminazione a basso consumo e termostati intelligenti per ottimizzare i consumi.

In questa fase è bene coinvolgere tutti i dipendenti con politiche interne per spegnere luci e apparecchiature non utilizzate ed evitare così gli sprechi inutili.

4. Ottimizzazione del Personale

Ridurre i costi del personale è spesso vista come una manovra volta a tagliare i posti di lavoro e non è certamente quello che mi sentirei di proporre, per lo meno in prima battuta.

Una buona strategia per ridurre i costi fissi del personale parte sicuramente da una valutazione strategica delle agevolazioni fiscali.

Poi si passa a valutare contratti flessibili o part-time per alcune funzioni non strategiche e si prosegue nel formare il personale esistente per coprire più ruoli, riducendo la necessità di incrementi temporanei.

Infine è importante valutare se alcune attività non essenziali possano essere esternalizzate a freelance oppure a professionisti esterni.

5. Revisione delle Polizze Assicurative

Le assicurazioni sono essenziali, ma non tutte le coperture potrebbero essere realmente necessarie.

Il primo passo per ridurre i costi fissi consiste nella mappatura dei costi per poi proseguire con una revisione delle tariffe magari confrontando diverse compagnie per ottenere soluzioni più economiche.

In questa fase è bene anche verificare che non ci siano coperture superflue oppure ridondanti, magari ricercando pacchetti assicurativi combinati per ottenere sconti.

Ridurre i Costi Fissi: Strumenti, strategie e vantaggi nel tempo

Per ridurre i costi fissi in modo duraturo è fondamentale un costante monitoraggio nel tempo ed avere un buon piano di lavoro è veramente essenziale.

In questa fase è bene utilizzare i software aziendali già in uso che possono fornire la base inziale per poi andarla ad integrare con un budget di riduzione.

Nell’ottica di utilizzare strumenti a basso costo si può iniziare con un semplice Excel che (normalmente) è già disponibile in tutte le PMI.

Quando le cose iniziano a migliorare si può pensare a soluzioni più avanzate come i gestionali dedicati o la business intelligence che forniscono una reportistica dettagliata.

Ridurre i costi fissi non solo migliora immediatamente il cash flow, ma offre anche vantaggi significativi nel lungo termine:

  • Maggior flessibilità: con un peso ridotto delle spese ricorrenti l’azienda è più solida e può superare più agilmente eventuali periodi di crisi
  • Aumento della redditività: avere meno costi significa far aumentare i guadagni e questo offre l’opportunita per nuovi investimenti in innovazione finalizzati all’espansione
  • Vantaggio competitivo: i minori costi operativi si possono tradurre in maggiori possibilità di utilizzare delle poltiche di prezzo più aggressive per mantenere gli attuali clienti ed attrarne di nuovi

Ridurre i costi fissi è un’attività fondamentale per qualsiasi azienda che voglia crescere in modo sostenibile.

Con la giusta combinazione di analisi accurata, negoziazione e innovazione tecnologica, puoi ottimizzare le risorse aziendali e migliorare la redditività.

Se hai necessità di supporto per fare una revisione del tuo business allora usa l’apposita pagina contatti.