come gestire il tuo tempo e migliorare la produttività

In questo articolo ti presento il mio sistema di produttività ideale per le persone pigre che ti aiuta a migliorare grazie ad una più efficiente organizzazione della giornata e della settimana.

Sono una persona tendenzialmente pigra e per molto tempo ho cercato un sistema valido ed affidabile.

Dopo aver studiato una tonnellata di libri ed aver letto centinaia di articoli vari ho compreso che la mia produttività è strettamente connessa al divertimento nel fare le cose ed i sistemi complicati mi demoralizzano.

Avere un sistema semplice vuol dire essere sempre altamente produttivo

Per questo motivo ci sono solamente tre livelli, ognuno suddiviso in piccole procedure che arrivano a definire ogni aspetto della mia giornata.

Al primo posto del mio sistema di produttività c’è l’agenda, ovvero il calendario che contiene TUTTI i miei impegni, sia di lavoro che personali.

C’è una una sola regola FERREA: se non è in agenda allora non esiste.

In altre parole l’agenda copre il 100% delle cose da fare ed è la cosa a cui faccio assoluto affidamento per essere certo di non scordare nulla.

Nel corso del tempo sono passato dall’agenda cartacea a quella elettronica ed ogni tanto guardo ancora con molta nostalgia chi usa carta e penna.

Spesso sono tentato di tornare al passato tuttavia i benefici dell’agenda elettronica sono superiori al piacere di segnare le cose a mano.

Come ho organizzato la mia agenda?

Da circa 20 anni lavoro in ambiente APPLE quindi utilizzo l’applicazione nativa sia su MacOS che su iOS che si integra perfettamente con SIRI e mi permette la sincronizzazione istantanea su tutti i dispositivi ovvero il computer fisso, portatile, iPad e smartphone.

Sono passato al mondo Apple nel lontano 2004 più che altro per stare alla larga dai virus e dai continui aggiornamenti degli antivirus.

All’epoca su internet girava un mondo di schifezze, Windows era un colabrodo (molto più che ai giorni d’oggi) e volevo una gestione più snella a cui ci si abitua in fretta.

Nella mia agenda digitale ci sono 3 calendari di base:

1️⃣ c’è un primo un calendario di lavoro (di colore blu) per il TIME-SHARING ovvero dove ci sono tutti gli appuntamenti per dedicare tempo ad attività che coinvolgono altre persone, come ad esempio gli appuntamenti in ufficio, quelli in video-conferenza, l’appuntamento con la banca oppure con i collaboratori

2️⃣ c’è un secondo calendario personale di colore verde destinato ad ospitare tutti i miei impegni personali e questa agenda è sempre in modalità privata

3️⃣ infine c’è un terzo calendario per il “time blocking” dove segno le cose che intendo fare e questi sono gli appuntamenti che ho preso con me stesso.

Usare il time-blocking significa che nella mia agenda ci sono delle AREE dove mi programmo le cose che intendo fare e questo sistema mi ha consentito nel tempo di fare un importante passo avanti in termini di produttività.

Se lasci degli spazi liberi allora come per magia si vanno ad infilare un sacco di attività non sono programmate e che minano la tua produttività.

Gli spazi vuoti in Agenda sono una calamita che attrae le urgenze altrui

Cerco sempre di tenere a bada questo tipo di urgenze perché altrimenti devo rinunciare a fare le cose importanti, quindi riempio sempre a tappo la mia agenda (alle volte di più del necessario.

Ovviamente ci saranno delle attività che vanno per le lunghe ed altre che invece risolvo in meno tempo e, nell’arco di una settimana, vado generalmente a pari.

Tutto questo per rimarcare il ruolo fondamentale di questo sistema, soprattutto per due motivi:

1️⃣ il time-blocking è fondamentale se vuoi dare una spinta alla tua produttività. Quanto vedo l’agenda così fitta di cose da fare dico a me stesso che non c’è un minuto da perdere e viaggio spedito

2️⃣ il time-blocking toglie l’ansia del decidere cosa devo fare che invece è un fattore tipico di fallimento dei sistemi basati sulla classica lista di cose da fare

In questo modo non perdo tempo a fare manutenzione alla lista delle 100 cose che potrei fare e che non faccio mai e riduco lo stress che è il nemico numero 1 della produttività.

Perché alla fine meno stress vuol dire più lavoro fatto che si trasforma in più tempo libero per me e per le cose che amo fare.

Immagino che avrai già capito che non tengo una lista di cose da fare e questo alcuni motivi davvero importanti:

1️⃣ avere una lista di cose da fare vuol dire avere un ulteriore strumento da consultare ed aggiornare che andrebbe poi coordinato con l’agenda, ovvero lavoro supplementare che è meglio abbandonare.

2️⃣ avere una lista di cose da fare vuol dire perdere tempo a decidere quale sia il compito successivo con la tentazione di fare per prime le attività di minore durata così da “spuntare” più cose oppure di fare le cose poco importanti e meno faticose a discapito magari delle cose davvero importanti

La lista di cose da fare non mi è di nessuna utilità perché segno in agenda le cose che intendo fare e che (generalmente) hanno maggiore priorità ed importanza.

Non c’è spazio per le cose che “potrei” fare: se va fatta finisce in agenda altrimenti non spreco nemmeno un secondo.

L’unico caso in cui uso una lista è la “lista dei desideri“, ovvero i posti che voglio visitare oppure i divertimenti che vorrei concedermi.

Quando arriva la fatidica domanda “in quale ristorante andiamo venerdì sera” ho già la risposta: mi basta aprire la lista, leggere le opzioni e scegliere con facilità.

Il mio sistema parte da un concetto fondamentale che ho imparato a mie spese: La produttività non è lavorare di più e non significa lavorare più ore … quello è semplicemente OVER-BURNING!

Lo sanno tutti che quando siamo stanchi rendiamo di meno, però finiamo sempre alla tentazione di fare troppe ore ed in questo modo (alla lunga) facciamo di meno e questo innesca un circolo vizioso.

La produttività significa utilizzare meglio il nostro tempo e non ha nulla a che fare con il lavorare di più, anzi è vero il contrario!

Gestire meglio il proprio tempo è l’unica strada per avere più tempo e l’agenda è la mia FRUSTA, ovvero lo strumento che mi aiuta a tenere insieme tutto il mio sistema.

Nella mia agenda ci sono sempre delle zone di “decompressione”, ovvero del tempo per leggere, controllare le mail ed i social oppure semplicemente per distrarsi.

Le distrazioni sono assolutamente indispensabili in quanto permettono al nostro cervello di “ricaricarsi” per poi tornare nuovamente concentrato al massimo così da fare le cose in meno tempo.

Riuscire a mantenere dei buoni livelli di produttività (grazie anche alle giuste distrazioni) vuol dire guadagnare fiducia in se stessi e nel proprio sistema di organizzazione e questo innesca un circolo virtuoso che ti porta ad essere meno stressato, quindi meno distratto e più produttivo.

Nella mia agenda c’è anche un archivio dove ogni settimana vado a fare una sorta di “debriefing” ovvero il punto della situazione.

Nel corso del tempo ho iniziato a fare questa cosa del debriefing alla domenica mattina perché era in genere il momento più calmo di tutta la settimana, specie nelle prime ore del giorno quando tutti ancora sonnecchiano ed il mondo sembra fermo.

Per questo motivo la mia agenda inizia alla domenica invece che al lunedì e come bonus addizionale

quando arriva il fatidico lunedì mattina io sto già producendo da un pezzo e questo mi permette di essere già a velocità di crociera quanto il resto del mondo sta ancora decidendo come organizzarsi.

Molti clienti mi dicono che il lunedì è il giorno più stressante della settimana e questo succede perché sul più bello che tu stai preparando la settimana ti iniziano ad arrivano le mail e le telefonate di cose urgenti da fare.

Finisce spesso che le infiliamo dove capita, magari sacrificando le cose importanti che rimangono indietro.

Le urgenze, nella maggior parte dei casi, sono “importate” ovvero sono cose di utilità di altre persone come ad esempio clienti, collaboratori, familiari, amici e via dicendo.

Più spazio libero c’è nella tua agenda e più quelle urgenze tenderanno a prendere il sopravvento su tutto lasciandoti ZERO spazio per le cose che importano davvero a te.

Se invece nella tua agenda c’è uno spazio appositamente dedicato alla gestione delle urgenze allora diventerà semplice e naturale posizionarle quanto TU hai deciso, ovvero quanto a TE fa più comodo.

Nella programmazione della mia settimana ci sono sempre delle ore per le “emergenze”.

Non so TE ma io non ho mai avuto una sola settimana dove non capitasse qualcosa che non avevo preventivato!

I contrattempi ci sono sempre e tanto vale capire come prevederli ed assegnargli un apposito spazio predefinito.

Se poi non c’è alcuna emergenza allora avrai del tempo in più per te, che è sempre un bel regalo.

Sono un consumatore seriale di informazioni e (soprattutto) di libri quindi ho un sistema di memorizzazione che mi aiuta a tenere traccia di tutto, ovvero il mio “second-brain”.

Per quando strano ti possa sembrare sappi che non metto in ordine nulla: raccolgo e basta

Si tratta di un concetto davvero molto importante e te lo spiego con un esempio.

Tutti abbiamo un armadio dove mettere in ordine i vestiti: l’intimo nei cassetti, i vestiti appesi, le camicie dall’altra parte, magari ordinate per colore, i giacconi nell’invernale e via dicendo.

Mettere le cose in ordine comporta sempre un dispendio di energie e per avere un armadio in ordine devo impegnare del tempo, tanto o poco che sia.

Ora immagina di avere un armadio così intelligente dove tu butti tutto alla rinfusa e lui ti recupera esattamente quello che ti serve nel momento i cui ti serve.

Ti avvicini a gli chiedi i Jeans della Levis con una camicia bianca e quella giacca Blu che mi piace tanto e (TAAAC) escono i vestiti.

Questo armadio è così intelligente che non serve nemmeno essere troppo precisi perché può fare delle associazioni complesse che se gli chiedi di passarti “gli ultimi 501” lui ha già già capito che voglio quel paio di Jeans nuovi che ho acquistato di recente

Il mio sistema è basato su un software che mi permette di stivare tonnellate di informazioni senza che io mi debba preoccupare di progettare e creare una struttura di archiviazione.

Grazie ad Hyperlink e backlink (quelli che usa Wikipedia per intenderci) è in grado di associare tutte le chiavi di ricerca che mi vengono in mente e di estrarmi informazioni come se avessi un motore di ricerca nello sgabuzzino.

Se ti stai chiedendo perché fare la fatica visto che (appunto) i motori di ricerca come Google già esistono allora ti fornisco subito 2 valide ragioni:

1️⃣ il primo motivo è che io archivio solamente le informazioni che mi interessano, che ho vagliato e verificato e che utilizzo per produrre contenuti di qualità

2️⃣ il secondo motivo (che è ancora più importante del primo) è che ho l’abitudine di scrivere molto: prendo sempre degli appunti personali (durante le riunioni, quando leggo, durante i corsi e persino quando vedo un video su YouTube).

Quindi il mio second-brain contiene sia le informazioni che le mie riflessioni personali e questo aspetto è fondamentale.

Quante volte ti capita di avere una ottima idea che è perfettamente inutile in quel preciso istante mentre quando ti serve un’ottima idea l’unica cosa che ti viene immense è la vastità profonda del cosmo ?

Avere un “second-brain” serve proprio a questo, ovvero serve a collegare le informazioni che hai raccolto nel corso del tempo, anche in momenti molto distanti tra loro.

Il software che ho scelto per gestire tutte le informazioni è Obsidian.md non tanto per il fatto che è un software gratuito ma per tre fondamentali ragioni:

1️⃣ tutte le INFO sono memorizzate in formato MARKDOWN ovvero un formato di testo libero che non è di proprietà di nessuno e questo vuol dire che se domattina mi stanco di questo software mi basta fare un copia ed incolla e sono immediatamente operativo con qualcos’altro di mio gradimento.

2️⃣ tutte le INFO sono di mia proprietà ed i file sono criptate sul mio computer e questo risolve sia il problema della sicurezza dei dati sia la questione di lavorare quando ti manca la connessione internet.

In ogni caso il software non è così importante e ci sono delle valide alternative come ad esempio Roam Research, Logseq, NotePlan oppure il fantastico BEAR App.

In ogni caso la scelta non è tanto per l’interfaccia grafica quando per il fatto che il software funzionasse senza la connessione internet e (soprattutto) volevo che i file fossero di mia esclusiva proprietà e questo ci porta al terzo ed ultimo livello, ovvero quello della gestione dei file digitali

Al di la di come hai pensato di organizzare i tuoi file tieni presente una regola fondamentale, ovvero che

esistono SOLO due tipi di persone: chi ha subito un guasto informatico e chi lo subirà.

Puoi tutelarti da questa eventualità tramite dei regolari back-up ed il minimo sindacale è quello di adottare la procedura 3-2-1

Vuol dire avere almeno 3 backup in totale su almeno 2 supporti diversi ed avere 1 copia dei dati “off-site”, possibilmente su un supporto di sola lettura

Vuol dire che – oltre agli originali – devi avere altre TRE copie e queste devono essere distribuiti su SUPPORTI di natura diversa.

Questo vuol dire che se hai due HardDisk avrai un solo tipo di supporto mentre se hai 99 hard disk ed un altro tipo di supporto allora in totale sono due tipi diversi.

Il mio personale sistema di backup è diventato un 5-3-3 che non ha nulla a che fare con le formazioni calcistiche.

In pratica ho 5 copie di dati sincronizzate tra loro, ovvero un iMacPro (computer fisso) ed un MacBookPRO (portatile).

Ognuno dei due computer conserva una copia dei dati con relativo back-up ed il tutto è sincronizzato tramite il cloud che è la quinta copia.

A questo vado ad aggiungere delle ulteriori copie periodiche che sono sempre scollegate e conservate “off-site” ovvero in luoghi differenti.

Per migliorare ulteriormente la sicurezza ho aggiunto delle ulteriori policy:

1. tutti i dischi sono rigorosamente criptati con tecnologie recenti con password introvabili
2. sostituisco i dischi periodicamente (ogni 10/12 mesi) e li archivio come copie aggiuntive
3. sui Mac e sul cloud ho attivato il “versioning” ovvero la possibilità di avere in linea sia il file originale che tutte le copie precedenti (se per errore modifico qualcosa all’interno del file posso ho tutte le versioni di quello che ho fatto sin dal momento in cui quel file è stato creato)

Perché tutta questa prudenza maniacale?

Nel corso del tempo il mio lavoro è diventato digitale al 100% e non ho nessuna intenzione di perdere quello che è la base che mi permette di avere una produttività costante.

Per me è impensabile rimanere fermo anche solo per poco tempo e la mia tranquillità personale è una priorità.

Per quanto mi riguarda lavorare sereni è uno dei pilastri per una migliore produttività.