Cassa vuota e liquidità a zero con utili elevati (e tasse a go-go)

Molti imprenditori si trovano spesso di fronte al paradosso della cassa vuota con l’azienda che produce utili e fatturato.

Alle volte il paradosso della cassa a zero li costringe a dover andare in banca e chiedere un prestito per pagare le tasse.

Si sta avvicinando la data del 30 novembre, ovvero del termine per il pagamento del secondo acconto di imposta, ed alcuni si stanno già chiedendo dove trovare i soldi per pagare gli F24.

Com’è possibile che l’azienda stia fatturando regolarmente e produca utili mentre l’imprenditore è sempre al verde ed in crisi di liquidità?

La risposta è solamente una: manca un serio controllo di cassa, ovvero manca un sistema di gestione della liquidità.

In questo articolo troverai informazioni utili per capire, in modo più approfondito, quale sia l’origine del problema della liquidità e come gestire i flussi di cassa.

Il primo concetto chiave che devi subito imparare è questo:

La cassa è molto più importante del fatturato e degli utili.

Quando chiedo ad un imprenditore di dirmi quali sono “i numeri” della sua azienda immancabilmente ricevo quasi sempre, come prima risposta, che l’azienda l’anno scorso ha fatturato dieci, cento, mille mila euro.

In pratica alla domanda quando guadagni ottengo come risposta l’importo del fatturato e nove volte su dieci mi mostrano il fatturato del 2016 !!!

Cassa e fatturato: nemici giurati

Avere un buon fatturato non vuol dire nulla se non sai esattamente qual’è quel margine sul fatturato che ti resta in tasca, ovvero quanto stai spremendo da ogni euro che ti entra.

Faccio subito un esempio: se vendi un prodotto a 100 euro e lo paghi 30 allora il tuo primo margine è di 70 euro.

Se il tuo fatturato è di 100k allora vuol dire che hai un guadagno lordo di 70K dal quale dovrai togliere tutti gli altri costi fissi della tua azienda.

Se i costi fissi sono di 50K allora vuol dire che a fine anno avrai 20K di utili.

Fino a qui l’esempio è molto semplice, anzi talmente semplice da risultare quasi banale.

Dietro a questo esempio si nasconde in realtà un concetto che, da un lato è semplice da spiegare e dall’altro è difficile da applicare.

Pochi imprenditori sono a conoscenza dei numeri dell’azienda e non sanno con precisione quanto realmente rimane di utile a fine anno.

Sono poco abituati a guardare i bilanci e non sanno rispondere a domande molto semplici come ad esempio:

Se il tuo fatturato aumenta del 20% quanto guadagni in più?

L’imprenditore sprovveduto ti risponde che se il fatturato passa da 100K a 120K allora sta guadagnando 20k in più.

Questa è una risposta errata perché il prodotto ha un margine del 70% quindi stai guadagnando solo 14K in più.

Se invece il fatturato diminuisce del 30% allora puoi chiudere subito l’azienda!

Con l’azienda dell’esempio precedente se il fatturato scende a 70K vuol dire che il primo margine scende a 49K (ovvero il 70% di 70K) e questo non ti basta a coprire nemmeno i costi fissi di 50K.

In questo caso dire all’imprenditore che deve necessariamente chiudere la sua amata azienda equivale a pugnalarlo all’addome e, nemmeno con i numeri alla mano, riesci a convincerlo che sta lavorando in perdita.

Ben che vada ti risponderà che è solo una crisi passeggera, rallenterà i pagamenti dei fornitori, utilizzerà gli affidamenti bancari, inizierà a tardare il pagamento degli F24 e tutto si risolverà.

Questo comportamento ci porta dritti a parlare della cosa più importante, ovvero della cassa e della liquidità.

La cassa è più importante dell’utile e del fatturato

Di aziende come quella dell’esempio precedente ce ne sono davvero tante, continuano a lavorare e fatturare ed hanno tutte un problema comune:

In cassa non ci sono soldi e la liquidità è a zero

Per “sistemare” le cose infatti è sufficiente tardare di 60 giorni il ritmo di pagamento dei fornitori e l’azienda torna a splendere come se fosse sana.

Ti spiego il concetto prendendo spunto dall’esempio precedente.

Per produrre 100K di fatturato servivano 30K di costi diretti e 50K di spese fisse, ovvero 80K totali di costi che corrispondono ad una media di circa 6,5K di costi al mese.

Se il nostro imprenditore sposta in avanti di 60 giorni i pagamenti dei fornitori ottiene un extra di liquidità di 13K che sono sufficienti per coprire le perdite che si vengono a creare mano a mano che il fatturato cala.

Questa non è una manovra così dannosa come potrebbe sembrare perché il fatturato potrebbe tornare a crescere e la situazione “potrebbe” risolversi da sola.

Il problema vero è che è rischioso agire senza una reale programmazione dei flussi di cassa.

In altre parole se l’esempio che ho appena fatto fa parte di una decisione pianificata, allora si tratta di una strategia per rimettere in pista l’azienda.

Il vero problema è che, nella maggior parte dei casi, è una decisione presa d’istinto senza aver ben chiari i numeri e le conseguenze in caso, ad esempio, di crisi di liquidità e di cassa.

Potrebbe infatti capitare che anche i clienti prendono la decisione di allungare i pagamenti.

Cosa succederebbe se, per esempio, il 30% dei clienti ti impone un pagamento differito di 60 giorni?

L’effetto negativo sulla liquidità sarebbe di 5k al mese e tu saresti seriamente in difficoltà perché avresti pochissimi soldi in cassa, pur in presenza di 20K all’anno di utili.

L’azienda produce 100k di fatturato, quindi il 30% corrisponde a 30K annui, ovvero 5k ogni 60 giorni.

In una situazione di questo tipo bastano pochi insoluti per mandare a gambe all’aria l’azienda.

Piano di cassa, la contabilità è inutile

Il conto economico serve a conteggiare i costi e ricavi dell’azienda e ti dà le informazioni sull’utile di esercizio, ovvero su quanto stai guadagnando fino a quel momento.

Lo stato patrimoniale ti racconta la situazione finanziaria, ovvero tiene traccia delle entrate e delle uscite della tua azienda.

Quindi la prima domanda che dovresti farti è se sia corretto usare la contabilità semplificata e privarti delle informazioni più importanti, ovvero di sapere come sono le tue entrate ed uscite.

La contabilità semplificata è il primo grosso nemico della cassa.

Se vuoi sapere quali sono gli altri motivi per i quali è pericoloso usare la contabilità semplificata allora ti consiglio di guardare subito questo link.

Ho appena spiegato che la contabilità ordinaria tiene traccia delle tue entrate ed uscite, quindi perché sostengo che la contabilità è praticamente inutile?

La risposta è che la contabilità è come lo specchietto retrovisore dell’automobile: molto utile se devi fare manovra in retromarcia ed assolutamente inutile se devi procedere dritto filato a marcia avanti.

Tanto più che la contabilità, anche se affidata al migliore dei commercialisti, non sarà mai perfettamente aggiornata ed avrà sempre un ritardo cronico, dovuto al tempo di chiudere il mese in corso, portare i documenti al consulente, dargli un minimo di tempo affinché faccia le registrazioni contabili e via dicendo.

Come fai a guidare un’azienda se la tua mappa è vecchia e non aggiornata?

Quello che ti serve per guidare la tua azienda è sicuramente una mappa accurata dei prossimi mesi e la migliore mappa del futuro che puoi usare si chiama “piano di cassa”.

Come costruire il tuo piano di cassa

Un piano di cassa deve contenere le tue entrate ed uscite divise mese per mese e proiettate in un arco temporale di almeno 6-12 mesi.

Immagina che il piano di cassa sia come i fari della tua autovettura quando viaggi di notte.

Più i tuoi fari illumineranno in profondità la strada, maggiore sarà la velocità alla quale ti potrai spingere.

Se non sai da dove partire puoi prendere un foglio di carta (oppure un foglio di excel) ed iniziare con il più semplice di tutti i piani di cassa:

                  | mese 1 | mese 2 | mese 3 |
 vendite 1        |  5.000 |  5.000 |  2.000 |
 vendite 2        |  3.000 |  5.000 |  3.000 |
 totale entrate   |  8.000 | 10.000 |  5.000 |
 costo 1          |  1.000 |  1.500 |    500 |
 costo 2          |  2.000 |  2.000 |  3.000 |
 costo 3          |  3.000 |  1.500 |  3.500 |
 totale costi     |  6.000 |  5.000 |  7.000 |
 saldo mese       | +2.000 | +5.000 | -2.000 |

Nell’esempio qui sopra puoi già renderti conto che nel mese 2 potresti far festa ma il tuo piano di cassa, ovvero la tua mappa del futuro, ti avverte che nel terzo mese ti troverai in difficoltà con la cassa.

Quindi ti conviene risparmiare un po’ di cassa nei due mesi precedenti per non andare in crisi di liquidità al terzo mese.

Nelle aziende di grandi dimensioni il piano di cassa dovrà essere il più dettagliato possibile.

Se la tua azienda è di piccole dimensioni oppure è un’azienda dove tu stesso stai lavorando dalla mattina alla sera allora ti consiglio di includere anche le tue spese personali per capire esattamente come si muovono i tuoi soldi.

Potresti trovarti nella situazione in cui la tua azienda produce molti soldi (e magari altrettante tasse da pagare) e di non sapere dove finiscono esattamente questi soldi.

Tenere traccia anche delle uscite personali ti sarà utile per arrivare alle risposte che ti servono.

La cassa e le uscite finanziarie

Una delle cose più importanti del piano cassa è quella di tenere traccia delle uscite finanziarie, ovvero di quelle uscite che non rappresentano un costo vero e proprio e che spesso pesano moltissimo nel tuo bilancio.

Sto parlando delle rate dei mutui oppure delle rate di Equitalia e via dicendo.

Queste uscite possono compromettere la tua liquidità, quindi vanno assolutamente ed obbligatoriamente inserite nel tuo piano cassa.

Nell’esempio che segue ho aggiunto al piano cassa una rata per un mutuo di 800 euro/mese e una rata Equitalia di 700 euro/mese.

Vediamo come si aggiorna il piano di cassa andando ad inserire le nuove informazioni.

                  | mese 1 | mese 2 | mese 3 |
vendite 1         |  5.000 |  5.000 |  2.000 |
vendite 2         |  3.000 |  5.000 |  3.000 |
totale entrate    |  8.000 | 10.000 |  5.000 |
costo 1           |  1.000 |  1.500 |    500 |
costo 2           |  2.000 |  2.000 |  3.000 |
costo 3           |  3.000 |  1.500 |  3.500 |
totale costi      |  6.000 |  5.000 |  7.000 |
cassa operativa   | +2.000 | +5.000 | -2.000 |
rata mutuo        |    800 |    800 |    800 |
rata equitalia    |    700 |    700 |    700 |
cassa finanziaria |   +500 | +3.500 | -3.500 |

Come puoi vedere tu stesso l’azienda nei tre mesi ha generato un guadagno di 5.000 euro ma nelle tasche dell’imprenditore sono rimasti solamente 500 euro.

Il bilancio contabile è la fotografia della tua azienda alla fine di un determinato periodo mentre il piano di cassa è “il film”, ovvero la proiezione nel futuro del tuo business.

Il piano di cassa di racconta – fotogramma per fotogramma – dove sta andando la tua azienda e soprattutto dove spariscono i tuoi soldi.

Se a questo punto vogliamo rendere più drammatico questo film allora aggiungiamo un concetto semplice quando terribile:

le uscite finanziarie non sono un costo deducibile.

La rata del Mutuo e quella di Equitalia non sono dei costi deducibili perché sono solamente uscite di cassa quindi la nostra azienda, alla fine del terzo mese, ha un guadagno tassabile di 5.000 euro.

Bene che ti vada avrai una tassazione attorno al 30% (magari usando una SRL) e questo comporta un pagamento di 1.500 euro di tasse con solamente 500 euro di liquidità a disposizione.

Se hai un’azienda o pensi di crearne una e non vuoi trovarti nei guai con i soldi allora dovresti subito preparare un piano di cassa.

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