piano ferie: come farlo e quali sono i diritti/doveri

Piano Ferie significa coniugare le esigenze produttive di un’azienda con i desideri dei singoli dipendenti.

Lo sforzo di ogni imprenditore è quello di trovare “una quadra” tra i bisogni individuali dei collaboratori e le necessità aziendali ed è spesso un compito molto arduo.

La conoscenza dei diritti e dei doveri dei lavoratori (e dell’azienda) può aiutare le parti a trovare un accordo che permetta di tutelare gli interessi dei lavoratori senza mettere in difficoltà il business.

Il Decreto Legislativo 66/2003 stabilisce un minimo generale di 4 settimane di ferie per ogni annualità lavorativa ed i singoli contratti collettivi possono prevedere dei periodi superiori.

In generale le ferie maturano per “ratei” mensili, ovvero ogni mese dà diritto a 1/12 del totale annuale, a patto che nel mese i giorni retribuiti siano più di 15.

L’imprenditore ha l’obbligo di far rispettare le ferie ad ogni lavoratore e sono previste sanzioni ove non provveda, fino al rischio di una causa per il ristoro dei danni psico-fisici che derivano dal lavoro privo di un adeguato piano ferie.

Due settimane vanno usufruite entro il 31 dicembre dell’anno di maturazione mentre le restanti due vanno fruite entro i 18 mesi successivi.

Le eventuali ferie aggiuntive previste dal contratto collettivo possono essere fruite oppure liquidate in busta paga, fermo restando il limite minimo delle 4 settimane.

Gestire correttamente il piano ferie è una precisa responsabilità dell’azienda che fa capo all’imprenditore.

La gestione deve ovviamente tener conto delle eventuali esigenze di effettuare una chiusura aziendale, delle esigenze di gestire una corretta rotazione dei turni ed anche delle esigenze del singolo lavoratore.

Per effettuare le c.d. “ferie collettive” ovvero le ferie in cui la maggior parte del personale è assente perché l’azienda è chiusa, è necessaria una comunicazione preventiva ai lavoratori come stabilisce l’articolo 2109 del Codice Civile.

In ogni caso la chiusura collettiva non può superare le 3 settimane e pertanto non può esaurire tutte e 4 le settimane di ferie obbligatorie, quindi è necessario concordare i periodi aggiuntivi.

L’organizzazione delle ferie spetta sempre e solo all’azienda che deve saper utilizzare al meglio il proprio potere discrezionale per trovare la miglior collaborazione possibile con i propri dipendenti.

L’unica richiesta (scritta) che può avanzare il lavoratore è quella di fruire di due settimane intere senza interruzioni mentre per il restante periodo l’azienda può decidere di concederlo in modo frazionato.

Per quanto riguarda la distribuzione durante l’arco dell’anno non ci sono particolari vincoli.

Il dipendente ha sicuramente la possibilità di comunicare all’azienda le proprie preferenze ed esigenze tuttavia è sempre l’azienda a decidere in base alle proprie esigenze.

Questo vuol dire che che l’azienda ha anche la possibilità di modificare a propria discrezione il piano ferie qualora emergano nuove esigenze produttive e/o organizzative.

Ovviamente l’azienda deve aver cura di comunicare con congruo preavviso l’eventuale mutamento del piano ferie così come ha l’obbligo di mettere d’accordo le proprie esigenze organizzative con quelle dei lavoratori.

Questo dovere di ricercare una “mediazione” è stato ribadito anche dalla Cassazione ed è sicuramente un principio di buon senso a cui è bene ispirarsi.

Il piano ferie è una attività aziendale che richiede la giusta attenzione e che va a toccare un aspetto delicato della vita privata dei lavoratori che sono una risorsa fondamentale per molti business:

Ecco i passi basilari per ottenere un buon piano ferie:

1️⃣ Richiesta dell’azienda

Il primo passo da compiere per organizzare il piano ferie è sicuramente quello di chiedere ai lavoratori di esprimere le proprie personali esigenze e preferenze.

In questa fase è bene far compilare al lavoratore un documento scritto (e possibilmente firmato) dove siano chiaramente indicati quali sono i periodi di preferenza e se intenda avvalersi della facoltà di ottenere due settimane ininterrotte di pausa.

2️⃣ Organizzazione aziendale

Il secondo passo spetta all’imprenditore che deve trovare il miglior compromesso tra le informazioni raccolte nella fase precedente e le esigenze dell’impresa.

A seconda del numero di lavoratori si può utilizzare carta e penna, un foglio di calcolo oppure un software dedicato.

Il piano ferie può essere di tipo annuale ed i momenti migliori per prepararlo sono i mesi di settembre/ottobre oppure i mesi di gennaio/febbraio.

In questo modo tanto l’azienda quanto i dipendenti hanno un orizzonte temporale abbastanza ampio per organizzare le proprie esigenze in modo ottimale.

3️⃣ Comunicazione ai lavoratori

Un ultimo aspetto particolarmente importante è quello della formale comunicazione del piano ferie a tutti i dipendenti che ha due funzioni importanti.

Per prima cosa la comunicazione del piano ferie mette il lavoratore al riparo da questioni pratiche come il classico “avevo capito male” e risolve tutte le questioni etiche.

La seconda cosa è che la comunicazione del piano ferie mette l’azienda al riparo da eventuali assenze in periodi diversi da quelli stabiliti.

Se un lavoratore si assenta (o pretende di farlo) in periodi diversi da quelli comunicati preventivamente può incorrere in contestazioni disciplinari che sono l’anticamera della procedura di licenziamento.